Forvaltning av personopplysninger

Her finner du informasjon om hvilke opplysninger som blir samlet inn via våre datasystemer, hvordan de brukes, og hvilke rettigheter du har til innsyn, sletting og klaging.

Skien bibliotek er opptatt av å beskytte og respektere ditt personvern. Derfor behandler vi personopplysningene dine i samsvar med personopplysningsloven og den til enhver tid gjeldende lovgivning. Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi mottar, samler inn og behandler når du blir låner, bruker Mine sider, og besøker denne nettsiden (i det følgende også omtalt samlet som «våre tjenester»).

Med personopplysninger menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Vi oppfordrer deg til å lese nøye gjennom denne personvernerklæringen.

Bruken vår av personopplysninger

Biblioteket behandler personopplysninger du frivillig oppgir. For å låne bøker og andre medier eller bruke publikums-PC må du ha et bibliotekkort, som du får ved å registrere deg som låner. Når du registrerer deg som låner, vil vi samle inn og lagre ditt fornavn, etternavn, kontaktinformasjon (adresse, epost og telefonnummer), fødselsdato og fødselsnummer/ID-nummer. Vi behandler ditt fornavn, etternavn og kontaktinformasjon fordi det er nødvendig for å administrere ditt lån, og dermed oppfylle låneforholdet/avtalen vi har med deg.

Vi samler inn din fødselsdato fordi den bestemmer hva du kan låne av oss og hvilke rettigheter du har. Vi samler videre inn fødselsnummer/ID-nummer fordi den forteller oss hvem du er og sikrer at ingen kan misbruke din identitet. I tillegg bruker vi fødselsnummer/ID-nummer for å koble deg opp mot nasjonalt låneregister. Vi behandler med andre ord din fødselsdato og ditt fødselsnummer/ID-nummer fordi det er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse.

Du kan når som helst avslutte ditt medlemskap ved å kontakte oss på: biblioteket@skien.kommune.no. Utestående lån må leveres, før medlemskap kan avsluttes.

Lånehistorikk og lånedata

Vi vil i begrenset utstrekning samle inn og behandle din lånehistorikk. Denne lånehistorikken samler vi inn utelukkende med det formål å administrere ditt lån, og dermed oppfylle låneforholdet/avtalen vi har med deg. Vi vil slette eller anonymisere den aktuelle lånehistorikk i samsvar med personvernlovgivningen etter at du har levert tilbake lånet.

Du kan lese mer om bruken av personopplysninger i biblioteksystemet vårt i personvernerklæringen fra systemleverandøren Bibliotek-Systemer AS.

Bruk av informasjonskapsler (cookies) på www.skienbibliotek.no

Biblioteket samler inn opplysninger om besøkende på skienbiblitotek.no. Dette gjør vi ved bruk av informasjonskapsler, såkalte cookies.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på datamaskinen din når du besøker en nettside. Lagring og behandling av opplysninger som samles inn ved bruk av slike informasjonskapsler er bare tillatt dersom brukeren har blitt informert om og har gitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal vite og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Formålet med bruk av informasjonskapsler

Biblioteket samler inn data ved bruk av informasjonskapsler for analyseformål, herunder for å måle trafikk og bruk av vår nettside og tjenester. Denne informasjonen bruker vi blant annet for å gjøre nettsidene så brukertilpasset og velfungerende som mulig.

Ulike typer informasjonskapsler

Vi benytter ulike typer informasjonskapsler på vår nettside. Nedenfor følger en beskrivelse av disse.

Sesjonsavhengige informasjonskapsler

De sesjonsavhengige informasjonskapslene slettes umiddelbart når du lukker nettleseren. Vi bruker slike informasjonskapsler blant annet for å registrere at du er inne på Min side.

Faste informasjonskapsler

Vi bruker faste informasjonskapsler for å forbedre ytelsen til nettsiden vår og gjøre den raskere. Disse informasjonskapslene brukes blant annet til å hente informasjon om autentisering, samt andre preferanser og valg.

Informasjonskapsler fra tredjepart – Google Analytics

Biblioteket bruker også informasjonskapsler fra tredjepart, for å utføre webanalyser og for å ta i bruk webanalyseverktøy. Vi bruker i all hovedsak Google Analytics for dette formålet. Ved bruk av Google Analytics, vil vi alltid ha anonymiseringsfunksjonen til verktøyet aktivert.

Les mer om Googles personvernregler her.

Hvilke opplysninger vi samler inn ved bruk av informasjonskapsler

Biblioteket samler inn og behandler IP-adresser, samt besøkendes adferd på nettsiden ved bruk av informasjonskapsler.

Hvem som benytter opplysningene

Opplysningene som samles inn via informasjonskapsler på skienbibliotek.no vil kun benyttes internt. Opplysningene vil ikke videreføres til tredjeparter utover det som er spesifisert ovenfor.

Du kan selv administrere bruk av informasjonskapsler

Ønsker du ikke at nettleseren din skal utlevere informasjon om ditt besøk på skienbibliotek.no, kan du endre innstillingene i nettleseren din. Vær oppmerksom at nettstedet ikke vil fungere optimalt dersom du ikke aksepterer informasjonskapsler.

Du kan selv slette informasjonskapsler fra menyen i nettleseren. Informasjonskapslene vil imidlertid opprettes igjen neste gang du besøker vårt nettsted, med mindre du har endret innstillingene.

Kontakt via e-post, telefon, sms og sosiale medier

Når du kommuniserer med oss via e-post og telefon gjelder Skien kommunes retningslinjer for personvern.

Kontakt via Facebook Messenger og andre sosiale medier

Når du kommuniserer med oss via tredjepartsleverandører som Facebook, Instagram, Twitter etc. gjelder de enkelte tjenestenes personvernerklæringer. Vi vil ikke dele sensitiv informasjon via slike kanaler.

Rutiner for lagring og informasjonssikkerhet

Dine personopplysninger vil bli lagret og behandlet i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Biblioteket vil gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av dine personopplysninger.

Dine personopplysninger vil kun bli lagret hos oss så lenge det foreligger et saklig behov for dette, og under enhver omstendighet ikke lenger enn det som følger av den enhver tid gjeldende personvernlovgivning. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når saklig behov ikke lenger foreligger.

Bruk av databehandler, utlevering og konfidensialitet

Personopplysningene dine kan bli gjort tilgjengelige for tjenesteleverandørene som etter avtale med oss forestår den tekniske eller administrative driften av nettstedet og tjenestene våre. Når vi gir tredjeparter tilgang til personopplysninger på denne måten, sikrer vi at disse tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.

Personopplysninger kan også utleveres dersom det foreligger lovhjemmel for dette eller vi blir pålagt dette av en domstol eller annen offentlig myndighet. Personopplysningene vil ikke bli utlevert til land utenfor EU/EØS.

Din rett til å kreve innsyn, retting, sletting, begrensning av behandling og dataportabilitet

Du har til enhver tid rett til innsyn i de opplysninger som er registrert om deg og kan kreve retting, sletting (inkludert retten til å bli glemt) og rett til begrensning av behandlingen i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Dersom du ønsker dette, kan du når som helst kontakte oss på biblioteket@skien.kommune.no

Du har videre rett til å kreve å motta personopplysninger som du har gitt Skien bibliotek i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format (dataportabilitet), i samsvar med personvernforordningen. Dersom det er teknisk mulig, kan du også kreve å få overført personopplysningene direkte fra en biblioteket til en annen behandlingsansvarlig.

Klageorgan

Dersom du mener at Skien bibliotek har behandlet dine personopplysninger i strid med personvernlovgivningen kan du til enhver tid klage til Datatilsynet.

Endringer

Biblioteket kan revidere denne personvernerklæringen ved endringer i behandlingen av personopplysninger eller ved endringer i gjeldende lovgivning. Når personvernerklæringen endres, vil den nye personvernerklæring publiseres på vår hjemmeside. Dersom eventuelle endringer har betydning for ditt personvern under denne personvernerklæringen, vil slike endringer bli godt synliggjort. Dersom endringene relaterer seg til behandling av dine personopplysninger som vi utfører med grunnlag i ditt samtykke, vil du få anledning til å avgi et nytt samtykke.

Kontakt

Dersom du ønsker mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på biblioteket@skien.kommune.no.

 

Personopplysninger i biblioteksystemet vårt

Datasystemet vi bruker for å registrere bibliotekbrukere, låne ut materiell og administrere andre digitale tjenester, kalles biblioteksystemet. Ved Skien bibliotek kjøper vi disse tjenestene av Bibliotek-Systemer As, et norsk firma med base i Larvik som er databehandler for et stort antall bibliotek i Norge. De er også leverandør av appene Bibliofil og eBokBib som vi tilbyr brukerne våre. Bibliotek-Systemer AS samler inn og bruker personopplysninger på vegne av oss. Det følgende er en personvernerklæring utformet av Bibliotek-Systemer AS.

Behandlingsansvarlig

Daglig leder i Bibliotek-Systemer As er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppfølging av oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn personopplysninger (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan Bibliotek-Systemer As behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1.ledd).

Personopplysninger som samles inn

Bibliofil og eBokBib lagrer følgende personopplysninger om lånere som bruker disse biblioteksystemene:

  • Navn
  • Adresse
  • Evt. alternativ adresse, f.eks. til arbeidsgiver (om låner ønsker det)
  • Fødselsdato
  • Kjønn
  • Telefonnumre
  • E-postadresser
  • Valg knyttet til om meldinger ønsket mottatt på e-post, SMS eller som brev
  • Lånergruppe (barn, voksen osv)
  • Foretrukket språk
  • Strekkode for lånekort
  • PIN/passord
  • Hjemmebibliotek
  • Informasjon om Nasjonalt lånekort er tilknyttet Nasjonalt låneregister
  • Fødselsnummer (dersom Nasjonalt lånekort er tilknyttet Nasjonalt låneregister eller låneren aksepterer det)
  • Klasse (dersom låner er skoleelev)
  • Informasjon om barn (dersom biblioteket og låneren ønsker det)
  • Informasjon om foresatte (dersom biblioteket og låneren ønsker det)
  • Standardiserte koder for rettigheter og avgrensninger i tilgang til tjenester
  • Statistikk for siste hendelser (Oppretting av låneforhold, siste dato for lån, siste dato for purring osv.)
  • Opplysning om evt. sperring for lån, samt årsak til sperringen og dato for sperringen
  • Utløpsdato for Nasjonalt lånekort
  • Melding til låneren
  • Interesseområder og huskelister (som låneren selv registrerer og administrerer)
  • Informasjon låner oppgir i saksbehandlingstjenesten
  • Opplysninger om eventuell avtale om adgang til biblioteket i ubetjent åpningstid
  • Aktive lån inkludert informasjon om purringer evt. regninger
  • Evt. utestående beløp (purring og regninger) og hva årsaken til beløpet er
  • Lånehistorikk (når låneren ønsker å ta vare på dette)
  • Utlånsmeldinger (utsendte purringer, regningssbrev, reserveringsbrev)
  • Aktive reserveringer
  • Aktive fjernlånsbestillinger
  • Informasjonskapsler og lokalt lager

Informasjonskapsler og lokalt lager

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Dette er informasjon som så overføres tilbake til nettstedet ved senere anrop. Lokalt lager er lokalt lagret informasjon i nettleseren som er tilgjengelig for programmet (Javascript) som utformer nettsiden i brukerens nettleser. Innholdet i lokalt lager lastes ikke opp til nettstedene. Lokalt lager deles inn i sesjonslager, som tømmes dersom nettleseren avsluttes og permanent lokalt lager, som ikke tømmes.

eBokBib er tilgjengelig som app for lånerne, og disse appene benytter seg ikke av informasjonskapsler eller lokalt lager. eBokBib har også nettjenester for søk og generell informasjon som benytter informasjonskapsler og lokalt lager.

I Bibliofil benyttes informasjonskapsler og lokalt lager i lånernes nettjenester og i Bibliofils webapp. Det brukes også i nettjenestene for bibliotekarene.

Informasjonskapslene og lokalt lager brukes til å skreddersy brukeropplevelsen, blant annet å huske påloggingsopplysninger.

Generelt benyttes lokalt lager der det er mulig, mens informasjonskapslene kun brukes der det er behov for denne funksjonaliteten.

Lagring og bruk av informasjon er ikke tillatt med mindre brukeren er informert om og har godtatt at informasjonen lagres, har forstått målet med lagringen og måten informasjonen blir brukt. I Bibliofils og eBokBibs nettjenester benyttes informasjonskapsler og lokalt lager, og låneren blir informert om dette ved bruk og kvitterer for dette eksplisitt. Hvis det ikke kvitteres for, vil informasjonen fortsettes å vises til låneren.

Hvis låneren ikke godtar bruk av informasjonskapsler, kan bruk av informasjonskapsler skrus av i innstillingene til nettleserprogrammet. Hvis dette gjøres, vil det være vesentlig funksjonalitet i Bibliofils nettjenester som ikke vil fungere. Det anbefales derfor å godta bruk av informasjonskapsler.

Formål med lagring av personopplysningene

Personopplysningene lagres for at bibliotekene skal kunne administrere utlån av bøker og annet materiale til lånerne, samt andre tjenester.

Hjemmel for lagring av personopplysningene

Hovedgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene finnes i personvernforordningens (GDPR) Artikkel 6 1 a): «Den registrerte har gitt samtykke til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål». Du skal ha fått informasjon om lagring av personopplysninger og gitt ditt samtykke da du ble registrert som låner.

I noen tilfeller bygger også lagringen på GDPR artikkel 6 1 c): «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt». Bibliotekene er pålagt å samle inn statistikk over bruken av biblioteket. Denne statistikken kan ikke identifiseres på personnivå og avleveres til Nasjonalbiblioteket.

Utveksling av personopplysninger

I Norge utveksles adresseopplysninger og enkelte andre personopplysninger med Nasjonalt lånerregister, en database som gjør det mulig og effektivt å benytte samme lånekort i mange forskjellige bibliotek i Norge. Det utveksles bare opplysninger om lånere som har gitt særskilt samtykke til å være registrert i Nasjonalt lånerregister. Utvekslingen av opplysninger mellom Bibliofil og Nasjonalt låneregister omfatteradresseinformasjon og ikke opplysninger om lån, reserveringer, gjeld, statuser og andre forhold mellom låner og det enkelte bibliotek.

Nasjonalbiblioteket og biblioteksystemleverandørene i Norge står bak Nasjonalt lånerregister, og det foreligger databehandleravtale mellom partene.

Innsyn og sletting av personopplysninger

Du kan kreve innsyn i personopplysningene som lagres om deg, og du kan også kreve opplysningene rettet eller slettet innen en måned forutsatt at det ikke foreligger uoppgjorte forhold. Vær oppmerksom på at lagring av enkelte opplysninger er nødvendig for at du kan være låner ved biblioteket.

Når du er logget inn i Bibliofils nettjenester har du tilgang til nesten all informasjon biblioteksystemet har lagret om deg. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du ønsker utvidet innsyn i personopplysninger eller ønsker sletting av personopplysninger.

Kontaktperson for personvern

Bibliotek-Systemer As er databehandler for bibliotek i Norge som bruker biblioteksystemene Bibliofil eller eBokBib. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du har spørsmål om lagring av personopplysninger.

Bibliotek-Systemer As er ansvarlig for utvikling og drift av biblioteksystemene Bibliofil og eBokBib. Spørsmål om databehandleravtaler kan rettes til Gunnar Monsen i Bibliotek-Systemer As (e-post: sikkerhet@bibsyst.no, telefon +47 33 11 68 00) mens spørsmål om utvikling og drift av systemet kan meldes til firmapost@bibsyst.no, evt. telefon +47 33 11 68 00.

 

 

Translate »